Ngày 09/9/2025, Bộ Tư pháp ban hành Công văn số 5540/BTP-HCTP gửi Ủy ban nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đề nghị khẩn trương tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, bảo đảm thuận lợi cho người dân khi thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định, theo đó, Bộ Tư pháp đề nghị UBND cấp tỉnh thống nhất, chỉ đạo Sở Tư pháp hướng dẫn UBND cấp xã thực hiện một số nội dung sau đây:
1. Về cách ghi địa danh hành chính khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch
Theo quy định tại Điều 30 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, khoản 4 Điều 5, khoản 3 Điều 12 Thông tư số 08/2025/TT-BTP, đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết từ ngày 01/7/2025, thông tin địa danh hành chính trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch, các biểu mẫu hộ tịch được ghi theo 02 cấp hành chính hiện hành; trường hợp đăng ký lại khai sinh thì địa danh hành chính thuộc nội dung đăng ký lại khai sinh sẽ được xác định theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư số 04/2020/TT-BTP; trường hợp cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch thì địa danh hành chính được ghi theo đúng nội dung đã đăng ký trong Sổ hộ tịch (theo địa danh hành chính cũ tại thời điểm đăng ký).
2. Về xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch
- Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch có yếu tố nước ngoài; đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn; ghi chú ly hôn mà việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại UBND cấp huyện hoặc được đăng ký tại UBND cấp xã nhưng đơn vị cấp xã đó đã bị hợp nhất, sáp nhập thì ngoài việc xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú, UBND cấp xã nơi nhận lưu trữ Sổ đăng ký hộ tịch (của UBND huyện và UBND xã cũ) có thẩm quyền giải quyết các việc hộ tịch của cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây.
3. Về việc ký giấy tờ hộ tịch
Theo quy định của Luật Hộ tịch, Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, Thông tư số 08/2025/TT-BTP thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc UBND cấp xã. Luật Hộ tịch cũng đã quy định trực tiếp giao Chủ tịch UBND cấp xã ký giấy tờ hộ tịch.
Để bảo đảm đơn giản hoá, thúc đẩy cung cấp dịch vụ công trực tuyến, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch, trả kết quả đăng ký hộ tịch cho người dân đúng thời hạn, UBND cấp xã có thể ủy quyền cho đơn vị chuyên môn thừa ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch, việc ký thừa ủy quyền thực hiện theo quy định của Chính phủ về công tác văn thư (theo quy định tại khoản 1, 2, 3, 4, 7, 9 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương, khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
4. Về việc sửa sai sót dữ liệu hộ tịch, xóa dữ liệu hộ tịch điện tử (hủy hồ sơ đăng ký hộ tịch trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử)
- Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 12 Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 thì trường hợp phát hiện thông tin của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có sai lệch với hồ sơ đăng ký hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch cấp xã có trách nhiệm báo cáo cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp trên thông qua chức năng tiện ích trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và chỉ được điều chỉnh khi cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp trên cho phép. Như vậy, theo mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, UBND cấp xã cần lập đề nghị, báo cáo gửi Sở Tư pháp để được phê duyệt (cho phép) trên Hệ thống đăng ký quản lý hộ tịch điện tử (khi lập đề nghị trên Hệ thống cần đính kèm các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chứng minh).
- Theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 thì việc xem xét, phê duyệt các đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử hợp lệ của UBND cấp xã; cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch điện tử trước khi điều chỉnh, xóa bỏ theo văn bản, quyết định có hiệu lực pháp luật cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung quy định tại khoản 3 Điều 13 Thông tư số 01/2022/TT-BTP thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Thực hiện chủ trương đẩy mạnh phân cấp, ủy quyền trong hoạt động quản lý nhà nước, để kịp thời xử lý yêu cầu của UBND cấp xã, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp (cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh) trên cơ sở điều kiện thực tế tại địa phương, sớm báo cáo Chủ tịch UBND cấp tỉnh ủy quyền thực hiện nhiệm vụ này (nếu cần); đồng thời, quán triệt UBND cấp xã thực hiện đúng quy định nêu trên, không gửi công văn/lập đề nghị sửa sai sót dữ liệu hộ tịch, hủy hồ sơ đăng ký hộ tịch trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử gửi Bộ Tư pháp (Cục Hành chính tư pháp, Cục Công nghệ thông tin)