Thời gian: 27/11/2024 09:29

LĨNH VỰC CHỨNG THỰC (Phần I)

PHẦN I

Câu 75: Chứng thực là gì? Thẩm quyền chứng thực thuộc về cơ quan nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực gồm có: Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Cơ quan đại diện và Công chứng viên.

Câu 76: Thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp được quy định như thế nào trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP?

Trả lời:

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Phòng Tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Câu 77: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định như thế nào về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn?

Trả lời:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là UBND cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền của người sử dụng đất, nhà ở.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.

Câu 78: Thẩm quyền chứng thực của Cơ quan đại diện và Công chứng viên theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP?

Trả lời:

Thẩm quyền chứng thực của Cơ quan đại diện và Công chứng viên theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau:

* Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài gọi chung là Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

* Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng).

Câu 79: Phân biệt công chứng và chứng thực?

Trả lời:

Trên thực tế, có sự nhầm lẫn giữa 2 thủ tục công chứng và chứng thực. Mặc dù, cả 2 thủ tục đều là sự chứng nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hợp đồng, giao dịch, tuy nhiên, về bản chất pháp lý thì đây là 2 thủ tục riêng biệt, do 2 cơ quan nhà nước khác nhau thực hiện và thuộc sự điều chỉnh của 2 văn bản pháp luật chuyên ngành khác nhau.

Thứ nhất, về căn cứ pháp lý:

Thủ tục công chứng: được quy định cụ thể tại Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Thủ tục chứng thực: được quy định chi tiết tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.

Thứ hai, Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì Chứng thực gồm có các hoạt động: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trong đó, “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận: tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản và tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Thứ ba, người thực hiện:

Công chứng chỉ có thể được thực hiện bởi Công chứng viên. Công chứng viên có thể làm việc tại Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng). Hoặc Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).

Nói cách khác, thẩm quyền công chứng do cơ quan bổ trợ tư pháp thực hiện.

Trong khi đó, thẩm quyền chứng thực chủ yếu do cơ quan nhà nước thực hiện. Đó là: Phòng Tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và Công chứng viên. Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau.

Theo quy định tại Khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì: “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Thứ tư, xét về bản chất

Chứng thực chỉ thực hiện đối với bản sao, chữ ký trong các giấy tờ của người yêu cầu, chứng thực một việc có xảy ra mà không quá chú trọng tới nội dung. Hay nói cách khác, chứng thực mang tính chất chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức.

Trong khi đó, công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Xét một góc độ nào đó thì có vẻ như công chứng mang tính pháp lý cao hơn.

Trong trường hợp này có thể lấy ví dụ để phân biệt 2 hoạt động công chứng và chứng thực như sau: giữa 2 chủ thể là A và B có một hợp đồng mua bán.

Nếu họ lựa chọn công chứng hợp đồng này thì: Công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ nhân thân của A, B; giấy tờ về tài sản; từ đó soạn ra hợp đồng mua bán đưa cho A và B ký trước mặt mình; sau đó, chứng nhận vào trong hợp đồng mua bán. Như vậy, công chứng viên phải đảm bảo tính pháp lý của giao dịch, đảm bảo nội dung hợp đồng mua bán, đảm bảo việc giao dịch thực hiện trước sự chứng kiến của mình.

Nếu họ lựa chọn chứng thực hợp đồng này thì: hợp đồng mua bán A và B phải soạn nội dung; Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ nhân thân của A,B và làm chứng cho việc A và B đã ký vào hợp đồng mua bán, thời gian và địa điểm giao dịch, họ không chịu trách nhiệm về mặt nội dung giao dịch.

Thứ năm, về giá trị pháp lý của văn bản

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Văn bản nào phải công chứng, văn bản nào cần chứng thực: Hiện tại pháp luật không quy định hợp đồng, giao dịch được chứng thực hoặc được công chứng cái nào có giá trị pháp lý cao hơn. Do đó người dân có thể lựa chọn giữa công chứng hoặc chứng thực. Thực tế cho thấy các hợp đồng, giao dịch được công chứng sẽ được đảm bảo tính hợp pháp và giảm thiểu được nhiều rủi ro hơn.

Câu 80: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định như thế nào về bản chính? Trong trường hợp nào không thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính?

Trả lời:

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Không chứng thực bản sao từ bản chính trong các trường hợp sau:

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;

- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;

- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;

- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định;

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

* Người có thẩm quyền chứng thực có quyền từ chối thực hiện chứng thực đối với các bản sao từ bản chính khi có nghi ngờ bản chính dùng để đối chiếu là giả; chỉ chứng thực khi có xác nhận của cơ quan, tổ chức đã cấp giấy tờ, văn bản đó là thật.

Câu 81: Bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 do Sở Giáo dục đào tạo cấp có thể dịch sang tiếng nước ngoài và chứng thực được không? Cần phải mang theo những giấy tờ gì và tới cơ quan nào để làm thủ tục chứng thực?

Trả lời:

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ những giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch bao gồm:

- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Đối chiếu quy định trên, có thể sử dụng bản sao bằng tốt nghiệp đã được Sở Giáo dục và đào tạo cấp để dịch sang tiếng nước ngoài và chứng thực.

Câu 82: Thời hạn chứng thực được quy định như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì:

- Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

+ Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn như trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

+ Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định trên hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

- Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Câu 83: Bản sao y bản chính có giá trị pháp lý như bản chính hay không? Có thể mang giấy khai sinh đã được chứng nhận sao y bản chính để làm chứng thực bản sao được không ?

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì: Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao y bản chính có giá trị pháp lý như bản chính trong các giao dịch bình thường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.Thực tế, chúng ta có thể hiểu, trường hợp pháp luật có quy định khác chính là trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải dùng bản chính thì bản sao được chứng thực từ bản chính không có giá trị thay thế bản chính trong trường hợp đó.

Trường hợp sử dụng bản sao y bản chính để thực hiện chứng thực bản sao, và thực tế, đây chính là một trường hợp cụ thể được pháp luật quy định “khác”.

Bản sao chỉ có thể được chứng thực từ bản chính mà không phải từ bất kỳ một giấy tờ nào khác hay bản sao khác. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định rất rõ: “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Trong khi đó, “bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Do đó, nếu muốn tới cơ quan có thẩm quyền chứng thực để thực hiện chứng thực bản sao giấy khai sinh thì bắt buộc phải mang theo bản chính giấy khai sinh.

Câu 84: Pháp luật có quy định về thời hạn sử dụng của bản sao có chứng thực hay không?

Trả lời:

Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng như các quy định trước đó về công chứng, chứng thực (Luật Công chứng năm 2006, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về chứng thực) đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.

Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:

- Bản sao “vô hạn”: Bản sao được chứng thực từ (bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô…) có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

- Bản sao “hữu hạn”: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Giấy chứng minh nhân dân (15 năm), Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng. Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của bản sao trong trường hợp này vẫn có bởi nó xác nhận các sự kiện pháp lý đã xảy ra trong quá khứ. Chẳng hạn, thời điểm đó công dân có số chứng minh nhân dân như trên bản sao, đương sự chưa kết hôn với ai…

Với những tài liệu thường có sự biến động, thay đổi trong quá trình sử dụng (như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, sổ hộ khẩu…), cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu đương sự nộp bản sao mới.

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý.

Câu 85: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện như sau:

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là: Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết à xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

Trường hợp gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ quy định, 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

- Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung trong sổ gốc.

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Câu 86: Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP?

Trả lời:

Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

- Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.