Ngày 04/01/2022, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2022/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 18/02/ 2022 với những nội dung cơ bản nêu sau:
Kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cở sở dữ liệu
Theo quy định tại Thông tư số 01/2022/TT-BT, việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, các cơ sở dữ liệu khác; Cổng Dịch vụ công quốc gia; Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh, các hệ thống thông tin điện tử phục vụ giải quyết thủ tục hành chính để giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia hoặc phương thức kết nối khác trên cơ sở thống nhất bằng văn bản giữa Bộ Tư pháp với các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin điện tử, bảo đảm phù hợp với quy định của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ sở dữ liệu không chỉ góp phần giảm bớt thủ tục hành chính mà còn rút ngắn thời gian thực hiện cho các tổ chức và cá nhân.
Đảm bảo tính nhanh chóng, thống nhất, đồng bộ, chính xác
Thông tư số 01/2022/TT-BTP quy định: Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối, chia sẻ, cung cấp các thông tin theo quy định tại khoản 2 Điều 10 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư ngay tại thời điểm cơ quan đăng ký hộ tịch đăng ký vào Sổ hộ tịch và lưu chính thức vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trường hợp vì lý do kỹ thuật mà không kết nối, chia sẻ được tại thời điểm đăng ký thì các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu có trách nhiệm phối hợp, xử lý trong thời hạn 05 ngày làm việc. Thời điểm thiết lập thông tin được tính từ thời điểm đăng ký vào Sổ hộ tịch.
Thông tin hộ tịch của cá nhân được điều chỉnh, bổ sung trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được cập nhật, chia sẻ ngay với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua chức năng tiện ích cung cấp trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; là cơ sở để cập nhật cho các cơ sở dữ liệu khác khi có kết nối, chia sẻ để bảo đảm thông tin được thống nhất, đồng bộ, chính xác.
Trường hợp tiếp nhận, giải quyết yêu cầu liên thông trực tuyến các thủ tục: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi; đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ chi phí mai táng, hưởng mai táng phí, sau khi hoàn thành việc đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, cơ quan đăng ký hộ tịch chuyển bản điện tử Giấy khai sinh, Trích lục khai tử kèm hồ sơ điện tử tương ứng thông qua chức năng tiện ích cung cấp trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung đến cơ quan có thẩm quyền đăng ký cư trú, cơ quan có thẩm quyền cấp thẻ bảo hiểm y tế, giải quyết chế độ tử tuất, hỗ trợ chi phí mai táng, hưởng mai táng phí để giải quyết theo quy định.
Thủ tục đơn giản, tạo thuận lợi tối đa cho người dân khi thực hiện
Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (khai sinh; đăng ký kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử) trực tuyến truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn.
Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; đồng thời nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người dân được cấp một mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch.
Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.
Bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy
Đây là nội dung quan trọng của Thông tư số 01/2022/TT-BTP. Theo đó, bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch bản giấy khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Mã QR code trên bản điện tử giấy tờ hộ tịch là địa chỉ Internet dẫn tới dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ hộ tịch tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có giá trị cung cấp thông tin về tính chính xác, hợp lệ, các thông tin chi tiết của giấy tờ hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch do người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp, xuất trình có thể kiểm tra tính chính xác, thời hạn sử dụng, thông tin cập nhật của bản điện tử giấy tờ hộ tịch thông qua mã QR code trên bản điện tử của giấy tờ đó.
Nguyên tắc và trách nhiệm thực hiện số hóa Sổ hộ tịch ở địa phương
Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch trước thời điểm cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
Trách nhiệm thực hiện số hóa Sổ hộ tịch ở địa phương được Thông tư số 01/2022/TT-BTP quy định cụ thể như sau: Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trong việc xây dựng Kế hoạch số hóa đối với các Sổ hộ tịch đã được đăng ký, lưu trữ tại địa phương, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt và triển khai thực hiện; chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký, lưu trữ thuộc địa bàn quản lý.
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp trong việc số hoá và bảo đảm tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký, lưu trữ thuộc địa bàn quản lý.
Quy trình số hóa dữ liệu hộ tịch thực hiện theo tài liệu kỹ thuật do Bộ Tư pháp hướng dẫn. Cơ quan chịu trách nhiệm số hóa Sổ hộ tịch phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ trước khi phê duyệt, chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Việc số hóa Sổ hộ tịch phải tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin.
Tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân
Mỗi cá nhân có một bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất và duy nhất trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, tương ứng với số định danh cá nhân; tất cả thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký hoặc có sự thay đổi, điều chỉnh đều được cập nhật, lưu vết vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử.
Trường hợp bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được thiết lập thông qua việc đăng ký khai sinh mới trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được cập nhật tự động.
Điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Để đảm bảo tính pháp lý ổn định của các thông tin hộ tịch đã được đăng ký, lưu chính thức trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân, Thông tư số 01/2022/TT-BTP quy định chỉ được điều chỉnh trong các trường hợp sau đây:
- Cá nhân được cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Trường hợp phát hiện thông tin của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có sai lệch với hồ sơ đăng ký hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm báo cáo cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp trên thông qua chức năng tiện ích trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và chỉ được điều chỉnh khi cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp trên cho phép.
Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc cá nhân được phân quyền có trách nhiệm kiểm tra thông tin, hồ sơ trước khi quyết định và chịu trách nhiệm về việc cho phép điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Xóa dữ liệu hộ tịch điện tử
Việc xóa dữ liệu hộ tịch điện tử được thực hiện trong trường hợp: Khi nhận được bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thu hồi, hủy bỏ giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký trong Sổ hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch đã thực hiện việc đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lập đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua các chức năng, tiện ích được cung cấp trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
Cơ quan được giao trực tiếp quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm xem xét, phê duyệt các đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử hợp lệ trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Dữ liệu hộ tịch bị xóa không còn giá trị pháp lý nhưng vẫn được lưu vết trên bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân, được khai thác, sử dụng khi cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.
Cơ quan được giao trực tiếp quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc Bộ Tư pháp có thẩm quyền cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch điện tử trước khi điều chỉnh, xóa bỏ nếu có văn bản, quyết định có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép khôi phục lại.
Trách nhiệm thi hành Thông tư số 01/2022/TT-BTP
Cơ quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin hộ tịch đã được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân thông qua các chức năng, tiện ích được cung cấp bởi Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, dự trù ngân sách, bảo đảm trang thiết bị, cơ sở hạ tầng cho việc số hóa Sổ hộ tịch, xây dựng, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến tại địa phương.
Trong thời gian chưa thực hiện xong việc số hóa Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa vận hành thống nhất, chưa kết nối, khai thác được dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; cơ quan có thẩm quyền giải quyết các thủ tục hành chính liên thông theo quy định chưa kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nếu người yêu cầu không cung cấp được bản sao điện tử, bản điện tử giấy tờ hộ tịch đối với các việc hộ tịch không yêu cầu phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch khi nhận kết quả, thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, cấp giấy tờ hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch theo biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP, thực hiện ký số theo quy định của Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
Đức Thành