Hòa giải ở cơ sở được tiến hành khi có một trong các căn cứ sau: Một bên hoặc các bên yêu cầu hòa giải; Hòa giải viên chứng kiến hoặc biết vụ, việc thuộc phạm vi hòa giải; Theo phân công của tổ trưởng tổ hòa giải hoặc đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Để tổ chức buổi hòa giải, Hòa giải viên cần lập danh sách những người tham gia buổi hòa giải; Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức buổi hòa giải; Gửi thông báo, giấy mời cho những người tham gia buổi hòa giải; Dự kiến chương trình buổi hòa giải; Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
Khi lập danh sách những người tham gia buổi hòa giải. Ngoài các bên có mâu thuẫn, tranh chấp, Hòa giải viên cần lưu ý mời người có quyền và lợi ích liên quan tham dự buổi hòa giải. Trường hợp nội dung thỏa thuận hòa giải thành liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người thứ ba thì phải được người thứ ba đồng ý. Nếu thấy cần thiết, hòa giải viên và một trong các bên khi được sự đồng ý của bên kia có thể mời người có uy tín trong dòng họ, ở nơi sinh sống, nơi làm việc; người có trình độ pháp lý, có kiến thức xã hội; già làng, chức sắc tôn giáo, người biết rõ vụ, việc; đại diện của cơ quan, tổ chức hoặc người có uy tín khác tham gia hòa giải.
Ví dụ: Anh A vay của anh B 50 triệu đồng, thỏa thuận bằng miệng, không làm giấy vay tiền. Việc vay tiền có chị C, người cùng công ty của hai anh biết. Vừa qua, anh A bị bệnh nặng và qua đời. Trước khi chết, anh A đã kịp dặn dò, chia tài sản của mình cho bố mẹ, vợ, song lại quên khoản nợ trên. Sau khi tang lễ cho anh A hoàn tất, anh B đến đề nghị vợ anh A trả số tiền 50 triệu đồng. Vợ anh A không đồng ý vì chị không thấy chồng kể về việc này. Hai bên xảy ra tranh chấp và đề nghị tổ hòa giải giúp đỡ.
Trong trường hợp này, việc trả anh B 50 triệu đồng sẽ liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích của bố mẹ anh A, các con của anh A. Do đó, hòa giải viên bên cạnh việc mời chị C, người biết về việc vay tiền giữa anh A và anh B, cần mời thêm bố mẹ anh A và các con đã trưởng thành của anh A tham gia buổi hòa giải.
Một trong các điều kiện công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án là “Các bên tham gia thỏa thuận hòa giải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự”. Pháp luật dân sự quy định, người từ đủ 18 tuổi trở lên là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp bị mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi (khoản 2 Điều 20 Bộ luật Dân sự năm 2015). Theo đó, trường hợp vụ việc có một trong các bên là người bị mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì hòa giải viên cần lưu ý mời người đại diện theo pháp luật/hoặc người giám hộ tham gia hòa giải.
- Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức buổi hòa giải:
Trong thực tiễn rất ít trường hợp hòa giải viên chỉ tiến hành hoà giải một lần là có thể giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn được ngay mà trái lại để vận động, giúp đỡ các bên tự dàn xếp, thoả thuận chấm dứt tranh chấp, mâu thuẫn, hoà giải viên phải kiên trì, tốn nhiều thời gian, công sức gặp gỡ từng bên hoặc các bên nhiều lần để phân tích, giải thích. Hơn nữa, các bên cũng cần có thời gian phù hợp để bình tĩnh, suy ngẫm về hành vi của mình cũng như những điều hoà giải viên đã phân tích, giải thích. Vì vậy, việc lựa chọn thời gian và địa điểm tiến hành hoà giải thường được tiến hành sau khi hòa giải viên đã có sự tiếp xúc trực tiếp với các bên mâu thuẫn, tranh chấp.
Về thời gian hòa giải, để bảo đảm việc hòa giải được tiến hành kịp thời, tránh kéo dài, dẫn đến những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày được phân công, hòa giải viên bắt đầu tiến hành hòa giải, trừ trường hợp cần thiết phải hòa giải ngay khi chứng kiến vụ, việc hoặc các bên có thỏa thuận khác về thời gian hòa giải.
Việc hoà giải kịp thời, đúng lúc hoặc ngay sau khi sự việc xảy ra thì càng thuận lợi cho việc hòa giải đạt được kết quả, bởi nếu để mâu thuẫn, tranh chấp kéo dài, rất có thể trở nên gay gắt, phức tạp hơn, việc giúp đỡ các bên đạt được thoả thuận sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Chính vì vậy, trường hợp hoà giải viên là người trực tiếp chứng kiến tranh chấp, mâu thuẫn và xét thấy cần thiết phải hoà giải ngay thì việc hoà giải có thể được tiến hành ngay tại thời điểm và nơi xảy ra tranh chấp.
Ví dụ: Anh B trong khi đã ngà ngà men rượu có lời nói trêu ghẹo vợ anh Y, nên bị anh Y đánh ngã xuống đất. Sau khi bị đánh, anh B gọi điện cho anh em nhà mình đến để ăn thua, “quyết sinh tử” với anh Y. Nhận định sự việc rất căng thẳng, cần giải quyết ngay, ông A - Hòa giải viên ở địa bàn cùng một số người dân có mặt kịp thời can ngăn, đưa mỗi người ra một địa điểm khác nhau, đồng thời, gọi các thành viên khác của tổ hòa giải đến để phối hợp giải quyết. Vụ việc kết thúc với kết quả hòa giải thành, hai bên đều tự nguyện xin lỗi và bỏ qua cho nhau, không bên nào đòi bên kia phải bồi thường.
Minh Anh