Hiện nay, trên địa bàn thành phố Hải Phòng có 36 tổ chức hành nghề công chứng (gồm 04 Phòng Công chứng và 32 Văn phòng công chứng) phân bổ rộng trên địa bàn của 12/15 đơn vị hành chính cấp huyện, còn 03 huyện/15 quận, huyện chưa phát triển tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm huyện Kiến Thụy và 02 huyện đảo: Cát Hải, Bạch Long Vỹ) với 88 công chứng viên, trong đó có 10 công chứng viên hành nghề tại 04 Phòng công chứng và 78 công chứng viên hành nghề tại 32 Văn phòng công chứng. Ngày 27/9/2021, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số 2779/QĐ-UBND phê duyệt Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Mục tiêu cụ thể của Đề án
Từng bước hoàn thiện hành lang pháp lý về quản lý hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố, đảm bảo quy định của pháp luật về công chứng được thực hiện đồng bộ, có hiệu quả. Nâng cao nhận thức của các cơ quan, tổ chức, người dân trên địa bàn thành phố về vai trò và hoạt động công chứng, chức năng xã hội của công chứng viên, cũng như giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Tăng cường năng lực quản lý nhà nước, sự phối hợp giữa các đơn vị liên quan trong công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên; phát triển các tổ chức hành nghề công chứng đồng đều trên địa bàn thành phố.
Phấn đấu đến năm 2025, phát triển được các tổ chức hành nghề công chứng tại 14/15 quận, huyện (trừ huyện đảo Bạch Long Vỹ) và có từ 120 công chứng viên trở lên hành nghề trên địa bàn thành phố.
Nhiệm vụ và giải pháp thực hiện
1. Hoàn thiện thể chế về hoạt động công chứng
Thường xuyên rà soát các quy định pháp luật; báo cáo, đề xuất, kiến nghị những giải pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc liên quan về thể chế, góp ý hoàn thiện quy định pháp luật về công chứng.
Kiến nghị, đề xuất hoặc theo thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các văn bản quy phạm pháp luật của thành phố liên quan đến hoạt động công chứng đảm bảo phù hợp chủ trương, định hướng của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và tình hình thực tiễn trên địa bàn thành phố.
2. Tăng cường công tác quán triệt, phổ biến quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng
Tiếp tục phổ biến, đổi mới các hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm triển khai thi hành đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng. Thông tin mới về hoạt động công chứng trên chuyên trang Phụ trương Pháp luật - Báo Hải Phòng, Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp, Cổng Thông tin điện tử thành phố,
Tăng cường tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm về các quy định pháp luật, nhất là các quy định mới về công chứng cho các cán bộ, công chức, viên chức và các công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ, người lao động tại các tổ chức hành nghề công chứng.
3. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng và đội ngũ công chứng viên
Thường xuyên cập nhật, rà soát thông tin, các nội dung thay đổi đăng ký hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, thông tin hành nghề của công chứng viên trên địa bàn thành phố. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng có kiểm soát gắn với địa bàn dân cư, phân bổ hợp lý gắn với sự phát triển kinh tế - xã hội theo địa bàn cấp huyện, bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức; đảm bảo không tập trung nhiều tổ chức hành nghề công chứng trên cùng một địa bàn cấp huyện. Khuyến khích thành lập Văn phòng công chứng ở các địa bàn kinh tế - xã hội còn khó khăn.
Tiếp tục đổi mới các Phòng Công chứng bảo đảm tinh gọn, cơ cấu hợp lý, có năng lực tự chủ, hoạt động có hiệu quả, giữ vai trò chủ đạo, then chốt trong cung cấp dịch vụ công chứng; chuyển đổi hoặc giải thể các Phòng Công chứng hoạt động không hiệu quả tại các địa bàn mà các Văn phòng công chứng đã đáp ứng được nhu cầu công chứng. Tăng cường công tác quản lý nhà nước về tập sự hành nghề công chứng; thẩm tra chặt chẽ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên nhằm phát triển đội ngũ công chứng viên có bản lĩnh, có năng lực chuyên môn cao phù hợp với nhu cầu xã hội, đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực xã hội.
4. Tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng
Rà soát, đơn giản hóa hệ thống thủ tục hành chính có liên quan đến hoạt động công chứng. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố, kịp thời phát hiện những vi phạm và chấn chỉnh, yêu cầu các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng khắc phục, đảm bảo cho hoạt động công chứng được ổn định, đúng quy định pháp luật.
5. Đảm bảo nhân lực trong quản lý nhà nước về hoạt động công chứng và phát huy vai trò tự quản của Hội Công chứng viên thành phố
Đảm bảo nhân lực phục vụ công tác quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hoạt động công chứng và xu thế hội nhập. Hội Công chứng viên thành phố tăng cường công tác giám sát hoạt động hành nghề công chứng của các công chứng viên; kịp thời phát hiện các tiêu cực, kiên quyết đấu tranh với các hành vi vi phạm, ứng xử không đúng Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; có biện pháp xử lý nghiêm đối với những hội viên vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức hành nghề công chứng hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật về công chứng theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.
Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, giao ban công chứng để giao lưu, học hỏi và trao đổi, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện công chứng. Tăng cường sự phối hợp giữa Hội Công chứng viên thành phố và Sở Tư pháp, với các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên; xây dựng cơ chế trao đổi thông tin nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi vi phạm trong tổ chức và hoạt động công chứng.
6. Xây dựng cơ chế hỗ trợ hoạt động công chứng
Có biện pháp hỗ trợ, ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế doanh nghiệp và các biện pháp hỗ trợ khác đối với những Văn phòng công chứng được thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, các huyện đảo như Bạch Long Vỹ, Cát Hải.
Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan liên quan trong hoạt động công chứng. Đẩy mạnh sự chủ động của các tổ chức hành nghề công chứng trong việc nộp đầy đủ các khoản thuế, kinh phí trích nộp cho ngân sách nhà nước, tránh thất thoát, góp phần hoàn thành mục tiêu thu ngân sách nhà nước của thành phố. Hoàn thiện Đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Hướng đến việc tích hợp thông tin về giao dịch ngoài bất động sản vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng và liên thông các thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế. Xây dựng cơ chế chia sẻ thông tin và tăng cường phối hợp, trách nhiệm giữa các cơ quan liên quan khi thực hiện công chứng, chứng thực các giao dịch liên quan đến bất động sản.
Tổ chức thực hiện
1. Sở Tư pháp
Tổ chức quán triệt, phổ biến các nội dung tại Đề án; chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai thực hiện Đề án. Cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố cho các Sở, ban, ngành thành phố theo quy định. Bám sát các chỉ đạo của Trung ương và hướng dẫn của Bộ Tư pháp về định hướng phát triển nghề công chứng; theo dõi, đôn đốc các ngành, cấp, cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện Đề án; tổng hợp những khó khăn, vướng mắc do các cơ quan, đơn vị phản ánh trong quá trình thực hiện Đề án, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết; chủ trì thực hiện sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố và Bộ Tư pháp theo quy định và hướng dẫn của Bộ Tư pháp.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường
Chủ động phối hợp với Sở Tư pháp trong việc cung cấp thông tin về việc thu hồi, hủy Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, các thông tin liên quan đến bất động sản để các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố biết, kịp thời xử lý khi công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản; hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng trong các hoạt động nghiệp vụ liên quan.
Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai thành phố và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện phối hợp với Sở Tư pháp trong việc cung cấp thông tin liên quan đến bất động sản thuộc phạm vi quản lý; hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng trong các hoạt động nghiệp vụ liên quan.
3. Sở Tài chính
Có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương về chính sách tài chính đối với các Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, các huyện đảo; quy định về tài chính trong việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu liên quan đến hoạt động công chứng làm cơ sở cho việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng; hướng dẫn chế độ tài chính với các Phòng Công chứng.
Bố trí kinh phí thực hiện Đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng sau khi được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt. Hàng năm, trên cơ sở dự toán của các cơ quan, đơn vị liên quan, xem xét, bố trí kinh phí theo phân cấp quản lý ngân sách để thực hiện các nhiệm vụ của Đề án.
4. Sở Thông tin và Truyền thông
Chỉ đạo, yêu cầu các cơ quan thông tấn, báo chí của thành phố: Đài Phát thanh và Truyền hình Hải Phòng, Báo Hải Phòng, Phụ trương pháp luật Hải Phòng, Cổng thông tin điện tử thành phố, đại diện thường trú các báo, đài trên địa bàn thành phố thực hiện việc đưa tin, tuyên truyền, phổ biến sâu rộng về tổ chức và hoạt động công chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Dành thời lượng thích hợp để tuyên truyền phổ biến pháp luật về tổ chức và hoạt động công chứng để các tổ chức, cá nhân biết và thực hiện theo đúng chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc xây dựng, hoàn thiện Đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
5. Công an thành phố
Phối hợp với Sở Tư pháp trong thực hiện công tác quản lý nhà nước về phòng chống vi phạm pháp luật và tội phạm trong lĩnh vực công chứng. Phối hợp cung cấp quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn điều tra và quyết định hủy bỏ quyết định trên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
Chỉ đạo các đơn vị phối hợp, hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng xử lý kịp thời khi phát hiện hành vi sử dụng tài liệu, giấy tờ giả, giả mạo người yêu cầu công chứng và các hành vi vi phạm pháp luật khác liên quan đến hoạt động công chứng. Xử lý nghiêm các trường hợp lợi dụng hoạt động công chứng để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật. Thường xuyên tổng hợp những hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng để thông tin với Sở Tư pháp và báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.
6. Tòa án nhân dân thành phố, Viện Kiểm sát nhân dân thành phố, Cục Thi hành án dân sự thành phố
Tiếp tục phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị thuộc ngành mình quản lý cung cấp thông tin về các quyết định phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, tài sản đang bị kê biên, giải quyết tranh chấp, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định này về Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng để kịp thời thông tin cho các tổ chức hành nghề công chứng; về việc thụ lý và kết quả giải quyết các vụ án liên quan đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn thành phố.
7. Cục Thuế thành phố
Cục Thuế thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện chế độ thu, nộp và quản lý phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng, chi phí khác; chế độ quản lý sử dụng biên lai, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành. Chủ động xây dựng các giải pháp hỗ trợ, ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế doanh nghiệp và các biện pháp hỗ trợ khác đối với những Văn phòng công chứng được thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, các huyện đảo.
8. Các Sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các quận, huyện
Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ tại Đề án này; chủ động đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố các biện pháp phát triển nghề công chứng.
Ủy ban nhân dân các quận, huyện chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị chuyên môn, Uỷ ban nhân dân cấp xã cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến việc thực hiện công chứng theo đề nghị của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên theo đúng quy định. Khi phát hiện các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm về pháp luật về công chứng kịp thời phản ánh và phối hợp với Sở Tư pháp xử lý theo thẩm quyền, đặc biệt là các hành vi vi phạm của công chứng viên, hành vi mở các chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
9. Hội Công chứng viên thành phố
Thường xuyên trao đổi thông tin với Sở Tư pháp về tình hình tổ chức và hoạt động công chứng nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng.
Phát huy vai trò tự quản của Hội Công chứng viên trong việc giám sát hội viên tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; xử lý nghiêm hội viên vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức hành nghề công chứng hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật về công chứng theo quy định pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.
10. Các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên
Các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên địa bàn thành phố thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên theo quy định pháp luật. Các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm nghĩa vụ cập nhật kịp thời thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng về Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, Sở Tư pháp.
Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn đội ngũ công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình nâng cao tinh thần trách nhiệm, tuân thủ các quy định pháp luật, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; thường xuyên rà soát, kiểm tra, giám sát hoạt động nội bộ tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức và hoạt động công chứng của Sở Tư pháp, các sở, ban, ngành có liên quan.