Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thiện hành lang pháp lý, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước và bảo đảm an toàn, toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia; Tạo ra khung pháp lý đồng bộ, toàn diện đầu tiên riêng cho lĩnh vực lưu trữ, khắc phục các khoảng trống pháp luật từ lưu trữ truyền thống đến lưu trữ số; Giúp các cơ quan chức năng có chế tài rõ ràng để kiểm tra, phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm kỷ cương trong công tác lưu trữ; Ngăn chặn và răn đe các hành vi xâm hại, làm mất mát, hư hỏng hoặc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài trái phép; Bảo đảm an toàn thông tin và tính toàn vẹn của dữ liệu trong thời kỳ số hóa tài liệu và quản trị cơ sở dữ liệu lưu trữ, với ý nghĩa đó, ngày 21/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ (sau đây viết tắt là Nghị định); Theo Nghị định một số vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, cụ thể là:

Vi phạm quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ (Điều 6)

- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, trừ trường hợp được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.

- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Cung cấp, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Làm hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục được;

+ Làm mất tài liệu lưu trữ;

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc hoàn trả tài liệu lưu trữ cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

Buộc hủy toàn bộ bản sao tài liệu lưu trữ đã sao chép trái phép đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

Buộc nộp lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã cung cấp, chuyển giao, mua bán, chiếm đoạt trái phép cho cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

 Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc gây nhầm lẫn đã được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác và công khai xin lỗi cá nhân đối với hành vi quy định tại điểm e khoản 2 Điều 6 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

Vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử (Điều 7) 

- Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Không lập hồ sơ đối với công việc đã giải quyết xong;

+ Hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28, khoản 1 Điều 36 Luật Lưu trữ;

+ Không lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu khi thu hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử.

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi tái phạm đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 7 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi sử dụng hộp bảo quản không đúng tiêu chuẩn khi nộp hồ sơ, tài liệu giấy vào lưu trữ lịch sử.

- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc lập lại hồ sơ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1, khoản 2 Điều 7 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

Buộc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 4, khoản 5 Điều 7 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP.

Vi phạm quy định về chỉnh lý tài liệu (Điều 8) 

- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Không lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý;

+ Lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý không phản ánh đúng thực tế hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý, chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý;

+ Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ dưới 2% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ.

- Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 2% đến dưới 3% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 3% đến dưới 4% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ.

- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 4% đến dưới 5% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ;

+ Không sắp xếp, bó gói, lập danh mục tài liệu loại và viết thuyết minh tài liệu loại theo quy định.

Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 1, khoản 2, khoản 3, điểm a khoản 4 Điều 8 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

 Buộc sắp xếp, bó gói, lập danh mục tài liệu loại và viết thuyết minh tài liệu loại theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 4 Điều 8 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP.

Vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ (Điều 9) 

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ số sau:

+ Không kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định;

+ Không tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, quy trình về lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo quy định.

- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm quy định về kho lưu trữ sau:

+ Không bố trí kho để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;

+ Không trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ đối với kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều 9 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

Buộc tổ chức bố trí kho lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP;

Buộc tổ chức trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều 9 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP.

Vi phạm quy định về hủy tài liệu lưu trữ (Điều 10) 

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị không đúng với thực tế tài liệu về số lượng, nội dung, lý do hủy;

+ Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp không kèm theo Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo quy định.

- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Không lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị;

+ Không hủy hết toàn bộ tài liệu và thông tin tài liệu theo quy định;

+ Không lập biên bản hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Không lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu lưu trữ;

+ Hủy tài liệu lưu trữ không đúng với danh mục tài liệu được người có thẩm quyền phê duyệt.

- Phạt tiền từ 16.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:

+ Hủy tài liệu lưu trữ khi chưa hết thời hạn lưu trữ;

+ Không thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ;

+ Hủy tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước khi chưa có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ.

Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc hủy hết toàn bộ tài liệu để bảo đảm tài liệu sau khi hủy không thể khôi phục được đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều 10 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP.

PV