Căn cứ hướng dẫn của Cục Lãnh sự tại Công văn số 270/LS-XNC ngày 20/01/2026, Sở Ngoại vụ thành phố Hải Phòng thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có gắn chip điện tử (hộ chiếu điện tử) cho CBCCVC thuộc các sở, ban, ngành, địa phương trên địa bàn thành phố và các cơ quan có trụ sở tại Hải Phòng khi được cử đi công tác nước ngoài. Việc triển khai này góp phần giảm tải cho các cơ quan Trung ương, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho CBCCVC khi thực hiện thủ tục ngay tại địa phương.
Thành phần hồ sơ cấp hộ chiếu điện tử
CBCCVC có nhu cầu cấp hộ chiếu điện tử cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:
1) Tờ khai có mã vạch in từ Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao đã được dán ảnh (đáp ứng tiêu chí đối với file ảnh nộp hồ sơ cấp hộ chiếu) và xin xác nhận của cơ quan quản lý.
2) 01 Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền (chữ ký tươi, ký trực tiếp, dấu đỏ). Đối với nhân sự thuộc diện quản lý của Bộ Chính trị, Ban Bí thư thì thực hiện theo các quy định liên quan.
Quyết định hoặc văn bản đồng ý của Bộ Ngoại giao đối với vợ/chồng, con dưới 18 tuổi đi theo hoặc đi thăm thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (thuộc diện quy định tại khoản 14 Điều 8 và khoản 5 Điều 9 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019, sửa đổi bổ sung năm 2023).
3) HCNG/HCCV cấp lần gần nhất (nếu có) trong trường hợp đề nghị cấp mới. Trường hợp mất HCNG/HCCV, cần có công văn thông báo của cơ quan quản lý trực tiếp của người đề nghị cấp hộ chiếu.
4) Bản chụp căn cước công dân.
Đối với trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu cho con dưới 18 tuổi đi theo, đi thăm thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, đề nghị cung cấp bản chụp thẻ căn cước công dân, giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi hoặc các giấy tờ tuy thân khác theo quy định hiện hành.
5) Giấy giới thiệu/công văn của cơ quan, tổ chức cử người đi công tác nước ngoài (trường hợp hồ sơ mật).
6) File ảnh chân dung bảo đảm các tiêu chí sau:
+ Là ảnh dán tại Tờ khai có xác nhận của cơ quan quản lý.
+ Chụp cách thời điểm nộp hồ sơ cấp hộ chiếu điện tử không quá 01 năm.
+ Kích thước ảnh: cỡ 4cm x 6cm (ngang x dọc).
+ Nền ảnh: nền trắng, độ sáng và độ tương phản thích hợp, không có bóng, không có hoa văn, không sử dụng hiệu ứng.
+ Tư thế: đầu và vai thẳng, mắt nhìn thẳng; không để tóc xõa trước mặt, lộ hai vành tai, biểu cảm trung tính (không cười, tư thế nghiêm túc).
+ Trang phục: thường phục lịch sự, đầu để trần, không đeo kính.
+ Chất lượng ảnh: sắc nét, rõ ràng, không bị mờ hoặc tối; độ phân giải tối thiểu 300dpi; định đạng file ảnh JPEG 2000, không chỉnh sửa gương mặt khác thực tế.
+ Tỉ lệ trên ảnh: diện tích khuôn mặt chiếm khoảng 75% diện tích ảnh; chiều cao từ mắt lên mép trên của ảnh xấp xỉ 2/3 chiều cao từ mắt xuống mép dưới của ảnh.
+ Đối với trẻ em: lưu ý ảnh chụp một mình, không có ghế sau lưng.
7) Lấy dữ liệu vân tay: Được thực hiện tại Sở Ngoại vụ đối với người đề nghị cấp hộ chiếu điện tử lần đầu.
Quy trình thực hiện thủ tục
Quy trình cấp hộ chiếu điện tử được thực hiện theo 3 bước:
Bước 1: Chuẩn bị Tờ khai: Đăng nhập Cổng dịch vụ công Bộ Ngoại giao tại địa chỉ https://dichvucong.mofa.gov.vn/; cung cấp thông tin tại mục Tờ khai trực tuyến đối với Thủ tục cấp HCNG, HCCV tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao (lựa chọn Cấp hộ chiếu có gắn chip điện tử); in tờ khai, dán ảnh và xin xác nhận của cơ quan trực tiếp quản lý.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ (số 15 Trần Quang Khải, phường Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng). Thành phần hồ sơ được quy định tại mục 1.
Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ và đúng thẩm quyền, cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Sở Ngoại vụ in 02 giấy biên nhận, ký xác nhận và chuyển 01 bản cho người nộp.
Nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, cán bộ tiếp nhận hồ sơ trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” và nêu cụ thể lý do từ chối. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ thông báo để người nộp bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”.
Thời gian giải quyết, lệ phí
1) Thời gian trả hộ chiếu điện tử: không quá 05 ngày làm việc (chưa bao gồm thời gian chuyển phát bưu điện) kể từ ngày Sở Ngoai vụ nhận được hồ sơ hợp lệ từ người nộp hồ sơ đề nghị.
2) Lệ phí: Nộp trực tuyến theo thông báo qua email của hệ thống hoặc theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự trong trường hợp cụ thể.
3) Phí chuyển phát bưu điện/vận chuyển hồ sơ hai chiều từ Sở Ngoại vụ lên Cục Lãnh sự (và/hoặc ngược lại) do người nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu điện tử chi trả cho Sở Ngoại vụ căn cứ chi phí thực tế.
Việc đẩy mạnh giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến trong lĩnh vực xuất nhập cảnh, cùng với việc triển khai tiếp nhận hồ sơ cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ gắn chip điện tử ngay tại địa phương, mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quan, đơn vị sẽ tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại, đồng thời quy trình giải quyết hồ sơ trở nên minh bạch, thuận tiện và hiệu quả hơn. Việc phân cấp dịch vụ về gần cơ sở cũng tăng tính chủ động cho địa phương, tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện nhiệm vụ đối ngoại và đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện.
Lưu ý quan trọng: Hồ sơ HCNG, HCCV không gắn chip và hộ chiếu điện tử có văn bản đóng dấu mật theo quy định (hồ sơ mật) vẫn phải nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự. Trường hợp ủy quyền nộp thay, người được ủy quyền cần có văn bản giới thiệu của cơ quan cử người đi công tác.
Đặng Tuyến