Việc sắp xếp, tổ chức lại các cơ sở giáo dục đặt ra yêu cầu quan trọng về quản lý, bảo quản và bàn giao hồ sơ, tài liệu, bảo đảm hoạt động quản lý giáo dục được liên tục, không làm thất lạc hoặc gián đoạn việc khai thác thông tin. Đặc biệt, trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, việc quản lý, bàn giao tài liệu số và cơ sở dữ liệu giáo dục cần được thực hiện chặt chẽ, bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn và khả năng khai thác lâu dài. Ngày 08/8/2026, Bộ Nội vụ ban hành Công văn số 8617/BNV-TCBC về việc giải quyết chính sách đối với viên chức lãnh đạo, quản lý và nhân sự hỗ trợ giáo dục tại các cơ sở giáo dục; việc chỉnh lý, quản lý bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi sắp xếp cơ sở giáo dục. Theo đó, Bộ Nội vụ quy định rõ việc chỉnh lý, quản lý bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi sắp xếp cơ sở giáo dục, cụ thể:

           Về nguyên tắc

          - Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ sở giáo dục (trước sắp xếp) phải được thống kê, bàn giao nguyên trạng cho cơ sở giáo dục mới hình thành sau sắp xếp hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

          - Tài liệu của cơ sở giáo dục nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ sở giáo dục đó, bảo đảm nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

          - Đối với những công việc chưa giải quyết xong, cơ sở giáo dục cũ có trách nhiệm bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho cơ sở giáo dục mới hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để quản lý.

          - Các cơ sở giáo dục, cá nhân không được chiếm giữ, hủy trái phép tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu, bảo đảm an toàn tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

          Quản lý, bàn giao hồ sơ, tài liệu Việc quản lý, bàn giao hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo quy định tại Chương VII Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, cụ thể như sau:

           - Đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác Cơ sở giáo dục (trước sắp xếp) có trách nhiệm thống kê, phân loại, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng toàn bộ hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả hồ sơ cán bộ, viên chức, tài liệu tài chính, tài sản, hồ sơ chuyên môn dạy và học) bàn giao cho cơ sở giáo dục mới hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên tiếp nhận, quản lý tập trung hoặc tạm thời bảo quản tại chỗ.

           - Đối với tài liệu số và cơ sở dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

           +  Cơ sở giáo dục (trước sắp xếp) phối hợp với cơ quan, đơn vị quản lý, vận hành hệ thống xác định đầy đủ phạm vi hồ sơ, tài liệu số và dữ liệu theo tài khoản, mã định danh hoặc tiêu chí quản lý dữ liệu tương ứng; thực hiện sao lưu, trích xuất và bảo toàn dữ liệu để phục vụ việc bàn giao

          +  Hồ sơ, tài liệu số phải được bàn giao cùng dữ liệu mô tả, thông tin quản lý và các thông tin cần thiết để bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, khai thác, sử dụng.

          + Thực hiện bàn giao, tích hợp dữ liệu bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực của dữ liệu sang tài khoản của cơ sở giáo dục mới để việc tiếp nhận, xử lý công việc được liên tục, không bị gián đoạn.

          + Đối với hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước: việc quản lý, bàn giao hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

           + Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu: (1) Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu phải được lập thành Biên bản bàn giao; kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu chi tiết (thực hiện theo mẫu Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV); (2) Biên bản bàn giao phải ghi rõ: Tên phông/khối tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng hồ sơ/tập/hộp/bó/gói/thùng, dung lượng dữ liệu, tình trạng xử lý nghiệp vụ và phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của đại diện bên giao, bên nhận.

          + Đối với học bạ số, hồ sơ học sinh, dữ liệu tuyển sinh, dữ liệu kiểm định chất lượng giáo dục, cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục và các hệ thống thông tin chuyên ngành, việc bàn giao phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, liên tục, đồng bộ và không làm gián đoạn việc khai thác, sử dụng.

          Việc thực hiện nghiêm việc thống kê, chỉnh lý, bàn giao và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần bảo đảm quá trình sắp xếp cơ sở giáo dục diễn ra khoa học, minh bạch, không làm gián đoạn công việc; đồng thời tạo nền tảng để các cơ sở giáo dục sau sắp xếp tiếp tục quản lý hiệu quả hồ sơ, dữ liệu và phục vụ tốt hơn công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục.

Ngọc Mai