Ngày 15/9/2025, Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư số 03/2025/TT-VPCP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 9/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia (sau đây gọi là Thông tư).

Thông tư được ban hành nhằm chuẩn hóa, số hóa và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Theo đó, những điểm nổi bật của Thông tư là:

1. Chuẩn hóa quy trình và số hóa thủ tục hành chính

Thông tư hướng dẫn cụ thể việc xây dựng quy trình nội bộ và quy trình điện tử để giải quyết thủ tục hành chính, bảo đảm:

- Tái cấu trúc quy trình, đơn giản hóa thủ tục

- Áp dụng đồng bộ trên nền tảng phần mềm của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính

- Đảm bảo sẵn sàng triển khai khi có quy định mới có hiệu lực.

2. Thống nhất mã số hồ sơ và mã ngành

Mỗi hồ sơ hành chính sẽ được cấp mã định danh thống nhất theo chuẩn: MX1X2.Y1Y2Y3.Z1Z2 - YYMMDD – XXXX, trong đó:

MX1X2.Y1Y2Y3.Z1Z2 là mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương; YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số (YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày); XXXX là số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày, độ dài dãy số theo thực tế hồ sơ phát sinh, tối thiểu gồm 04 ký tự.

Hệ thống có thể tích hợp mã vạch, mã QR để thuận tiện trong tra cứu, theo dõi và xử lý.

3. Sao chụp và bóc tách dữ liệu

Thông tư quy định rõ các trường hợp không cần sao chụp giấy tờ và không bóc tách dữ liệu đối với một số loại tài liệu giấy tờ (như: các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;  Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính,…), tránh lãng phí, trùng lặp thông tin. Đồng thời, đẩy mạnh số hóa tài liệu, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống.

4. Bộ phận Một cửa cấp xã được trao quyền rõ ràng

Lần đầu tiên, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã được quy định đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn, từ hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa, trả kết quả đến đánh giá mức độ hài lòng của người dân và đề xuất cải tiến quy trình.

5. Hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính qua bộ hồ sơ mẫu và video

Các thủ tục hành chính phổ biến, số lượng hồ sơ phát sinh lớn sẽ được chuẩn hóa qua bộ hồ sơ mẫu hoặc video hướng dẫn trực quan, giúp người dân dễ tiếp cận, dễ thực hiện.