Ngày 21/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/3/2026.

Nghị định gồm 04 Chương, 22 Điều quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm: hành vi vi phạm hành chính về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và về hoạt động dịch vụ lưu trữ; hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc và hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện; hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với từng hành vi vi phạm hành chính; đối tượng bị xử phạt; thẩm quyền xử phạt, mức phạt tiền cụ thể của các chức danh và thẩm quyền lập biên bản đối với hành vi vi phạm hành chính; việc thi hành các hình thức xử phạt vi phạm hành chính và biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ. Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến tài liệu bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng, chống bạo lực gia đình. Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực lưu trữ không được quy định tại Nghị định này thì áp dụng quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước có liên quan để xử phạt.

Đối tượng áp dụng của Nghị định bao gồm:

- Tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Tổ chức là đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định này bao gồm: cơ quan nhà nước có hành vi vi phạm hành chính mà hành vi đó không thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã; các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật.

Các hình thức xử phạt

Theo Nghị định, các hình thức xử phạt chính trong lĩnh vực lưu trữ bao gồm:  cảnh cáo và phạt tiền, trong đó mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân là 30 triệu đồng, đối với tổ chức là 60 triệu đồng. Ngoài ra, hình thức xử phạt bổ sung là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 đến 06 tháng. Nghị định cũng quy định nhiều biện pháp khắc phục hậu quả nhằm khôi phục tình trạng ban đầu, bảo đảm an toàn, toàn vẹn của tài liệu lưu trữ.

Quy định cụ thể về hành vi vi phạm và mức xử phạt

Nghị định quy định chi tiết nhiều nhóm hành vi vi phạm với các mức xử phạt tương ứng, trong đó có thể kể đến một số trường hợp điển hình:

Vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ:

Hành vi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài trái phép bị phạt từ 15 đến 20 triệu đồng. Các hành vi nghiêm trọng hơn như truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép; mua bán, chiếm đoạt; làm mất, làm hỏng hoặc làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ có thể bị phạt từ 20 đến 30 triệu đồng, kèm theo các biện pháp như buộc hoàn trả tài liệu, hủy bản sao trái phép hoặc cải chính thông tin.

Vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu:

Các hành vi như không lập hồ sơ, hồ sơ không bảo đảm yêu cầu hoặc không lập biên bản thu nộp có thể bị cảnh cáo; tái phạm có thể bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng. Đáng chú ý, hành vi không nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành bị phạt từ 4 đến 6 triệu đồng đối với cá nhân, trong khi tổ chức không nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có thể bị phạt từ 15 đến 20 triệu đồng.

Vi phạm về chỉnh lý, bảo quản và hủy tài liệu:

Việc chỉnh lý tài liệu không bảo đảm chất lượng có thể bị phạt từ 4 đến 20 triệu đồng tùy theo tỷ lệ hồ sơ không đạt yêu cầu. Hành vi không bố trí kho lưu trữ, không trang bị thiết bị bảo quản có thể bị phạt đến 25 triệu đồng. Đặc biệt, hành vi hủy tài liệu lưu trữ khi chưa hết thời hạn, hoặc không thành lập Hội đồng xét hủy có thể bị phạt từ 16 đến 20 triệu đồng.

Vi phạm quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ:

Các hành vi như không trả tài liệu đúng hạn, sử dụng tài liệu sai mục đích, trích dẫn sai hoặc cản trở việc tiếp cận tài liệu có thể bị xử phạt từ cảnh cáo đến 15 triệu đồng, đồng thời buộc khắc phục hậu quả như cung cấp lại tài liệu hoặc cải chính thông tin.

Vi phạm trong số hóa và quản lý dữ liệu lưu trữ:

Đây là nhóm hành vi được quy định khá chặt chẽ. Các lỗi kỹ thuật trong số hóa có thể bị phạt từ 1 đến 10 triệu đồng; hành vi không bảo đảm an toàn dữ liệu, không sao lưu dự phòng có thể bị phạt từ 25 đến 40 triệu đồng. Ngoài ra, việc tự ý mang tài liệu, dữ liệu hoặc thiết bị ra khỏi khu vực số hóa có thể bị phạt đến 12 triệu đồng.

Vi phạm về tạo lập cơ sở dữ liệu và kinh doanh dịch vụ lưu trữ:

Tổ chức không xây dựng hoặc không cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có thể bị phạt từ 15 đến 20 triệu đồng. Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ, hành vi kinh doanh không có Giấy chứng nhận đủ điều kiện có thể bị phạt từ 30 đến 40 triệu đồng, là một trong những mức phạt cao nhất của Nghị định.

Vi phạm về chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

Các hành vi như cho thuê, cho mượn chứng chỉ hoặc hành nghề khi không có chứng chỉ có thể bị phạt đến 20 triệu đồng, đồng thời bị tước quyền sử dụng chứng chỉ và buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp.

Thẩm quyền xử phạt

Bên cạnh việc quy định chi tiết các hành vi vi phạm, Nghị định cũng phân định rõ thẩm quyền xử phạt của các cơ quan, người có thẩm quyền như: Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp (cấp xã phạt đến 15 triệu đồng, cấp tỉnh đến 30 triệu đồng), Thanh tra các bộ, ngành, Giám đốc Sở Nội vụ và các cơ quan được giao nhiệm vụ kiểm tra. Việc phân cấp này bảo đảm việc xử lý vi phạm được thực hiện kịp thời, đúng thẩm quyền, phù hợp với tính chất và mức độ vi phạm.

Có thể thấy, Nghị định đã thiết lập khung pháp lý tương đối đầy đủ, đồng bộ và chặt chẽ trong xử lý vi phạm hành chính về lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ - nguồn thông tin có giá trị đặc biệt đối với hoạt động quản lý, nghiên cứu và phát triển kinh tế - xã hội.