Để tạo điều kiện thuận tiện cho Tòa án xem xét thụ lý đơn, giải quyết vụ việc dân sự có yếu tố nước ngoài, tăng cường công tác bảo đảm áp dụng thống nhất pháp luật, ngày 17/9/2021, Tòa án nhân dân tối cao ra Công văn số 114/TANDTC-HTQT về xác minh địa chỉ của đương sự ở nước ngoài.

1. Cơ sở pháp lý và thực tiễn để Tòa án yêu cầu xác minh địa chỉ của đương sự ở nước ngoài

1.1. Hiện nay, một số hiệp định tương trợ tư pháp mà Việt Nam là thành viên có quy định về việc nước này hỗ trợ nước kia xác minh địa chỉ của đương sự trên lãnh thổ nước đó. Cụ thể là các quy định tại các Hiệp định sau đây:

- Khoản 1 Điều 14 Hiệp định giữa CHXHCN Việt Nam và Liên bang Nga về tương trợ tư pháp và pháp lý về các vấn đề dân sự và hình sự;

- Khoản 1 Điều 17 Hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự, gia đình, lao động và hình sự giữa CHXHCN Việt Nam và Cộng hòa Bê-la-rút;

- Điều 11 Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý về các vấn đề dân sự và hình sự giữa nước CHXHCN Việt Nam và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Tiệp Khắc (Cộng hòa Séc và Cộng hòa Xlô-va-ki-a kế thừa);

- Khoản 2 Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự giữa CHXHCN Việt Nam và Hung-ga-ri.

1.2. Ngoài các Hiệp định nêu trên, các Hiệp định/Thỏa thuận tương trợ tư pháp về dân sự còn lại giữa Việt Nam với các nước, vùng lãnh thổ sau đây: Lào, Trung Quốc, Cam-pu-chia, Ca-dắc-xtan, Triều Tiên, Mông Cổ, Ba Lan, Bun-ga-ri, Pháp, Cu Ba, U-crai-na, An-giê-ri, Lãnh thổ Đài Loan không có quy định về việc xác minh địa chỉ của đương sự.

Tuy nhiên, qua trao đổi, cơ quan có thẩm quyền của Ba Lan và Lãnh thổ Đài Loan cho biết có thể hỗ trợ Tòa án Việt Nam xác minh địa chỉ của đương sự như là một yêu cầu tương trợ tư pháp dân sự độc lập hoặc yêu cầu thu thập chứng cứ.

1.3. Một số nước cùng với Việt Nam là thành viên Công ước La Hay về Tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (Công ước tống đạt giấy tờ), Công ước La Hay về thu thập chứng cứ trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (Công ước thu thập chứng cứ) cho biết đồng ý hỗ trợ xác định địa chỉ của đương sự trên lãnh thổ nước đó trên cơ sở yêu cầu ủy thác tư pháp của Tòa án Việt Nam.

1.4. Đối với công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, trong một số trường hợp cụ thể, Tòa án có thể đề nghị Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) hỗ trợ xác minh địa chỉ của đương sự ở nước sở tại.

2. Các trường hợp Tòa án có thể ủy thác tư pháp cho nước ngoài hoặc đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự

2.1. Tòa án ủy thác tư pháp cho nước, vùng lãnh thổ được nêu tại Mục 1 của Công văn này xác minh địa chỉ của đương sự trên lãnh thổ nước đó trên cơ sở đề nghị của người khởi kiện, người yêu cầu trước khi thụ lý vụ việc dân sự theo quy định tại khoản 2 Điều 473 của Bộ luật Tố tụng dân sự.

2.2. Tòa án ủy thác tư pháp cho những nước, vùng lãnh thổ nêu tại Tiểu mục 2.1 Mục 2 của Công văn này xác minh địa chỉ của đương sự trong các trường hợp sau đây:

a) Trong quá trình giải quyết vụ việc mà có đương sự đề nghị đưa đương sự ở nước ngoài tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan theo quy định tại khoản 4 Điều 68 của Bộ luật tố tụng dân sự;

b) Tòa án đưa đương sự ở nước ngoài tham gia tố tụng với tư cách người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong trường hợp không có ai đề nghị đưa đương sự đó tham gia tố tụng theo quy định tại khoản 4 Điều 68 của Bộ luật tố tụng dân sự.

2.3. Tòa án đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hỗ trợ xác minh địa chỉ của đương sự trước khi thụ lý vụ việc hoặc trong quá trình giải quyết vụ việc tương tự các trường hợp được nêu tại Tiểu mục 2.1 và 2.2 Mục 2 của Công văn này.

3. Thông tin mà đương sự phải cung cấp cho Tòa án để xác minh địa chỉ của đương sự ở nước ngoài

3.1. Khi đề nghị Tòa án xác minh địa chỉ của người nước ngoài, công ty, doanh nghiệp có trụ sở ở nước ngoài, công dân Việt Nam ở nước ngoài, người khởi kiện, người yêu cầu, đương sự phải cung cấp cho Tòa án các thông tin có được về cá nhân, doanh nghiệp đó, trong đó phải có các thông tin sau đây:

a) Đối với việc xác minh địa chỉ của người nước ngoài

- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, giới tính, số hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu, số căn cước công dân của người nước ngoài cần được xác minh địa chỉ. Những thông tin này có trên các tài liệu, giấy tờ bao gồm: hộ chiếu nước ngoài, thẻ căn cước công dân nước ngoài: giấy phép lái xe, thẻ thường trú, thẻ tạm trú, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân của người nước ngoài...do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp và các tài liệu, giấy tờ khác có các thông tin nêu trên mà đương sự có được.

b) Đối với việc xác minh địa chỉ của doanh nghiệp, công ty nước ngoài

- Tên doanh nghiệp, công ty, mã số đăng ký doanh nghiệp, công ty, mã số thuế của doanh nghiệp, công ty cần được xác minh địa chỉ. Những thông tin này có thể tồn tại trong các tài liệu, giấy tờ như: hợp đồng, thư tín giao dịch, telegram, fax, telex, thư điện tử...và các tài liệu, giấy tờ khác có các thông tin nêu trên mà đương sự có được.

c) Đối với việc xác minh địa chỉ của công dân Việt Nam ở nước ngoài

Khi đề nghị Tòa án xác minh địa chỉ của công dân Việt Nam ở nước ngoài, người khởi kiện, người yêu cầu hoặc đương sự đề nghị Tòa án đưa công dân Việt Nam ở nước ngoài tham gia tố tụng với tư cách người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan phải cung cấp cho Tòa án các thông tin sau đây:

- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu, số căn cước công dân hoặc số chứng minh thư nhân dân của người cần được xác minh địa chỉ. Những thông tin này có trên các tài liệu, giấy tờ bao gồm: hộ chiếu Việt Nam, thẻ căn cước công dân, chứng minh thư nhân dân, giấy phép lái xe, thẻ thường trú, thẻ tạm trú do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp và các giấy tờ, tài liệu khác có các thông tin nêu trên.

3.2. Trường hợp đương sự không đề nghị nhưng Tòa án đưa đương sự ở nước ngoài tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan theo quy định tại khoản 4 Điều 68 Bộ luật Tố tụng dân sự, thì Tòa án yêu cầu đương sự đã có ý kiến hoặc cung cấp tài liệu, giấy tờ về sự liên quan đến quyền lợi của đương sự ở nước ngoài cung cấp địa chỉ của đương sự ở nước ngoài đó.

Trong trường hợp không cung cấp được địa chỉ, đương sự phải cung cấp một trong các thông tin nêu tại Tiểu mục 3.1 Mục 3 của Công văn này để Tòa án tiến hành xác minh địa chỉ của đương sự ở nước ngoài.

4. Các trường hợp không ủy thác tư pháp cho nước ngoài hoặc đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự

4.1. Đối với các nước cùng với Việt Nam là thành viên Hiệp định tương trợ tư pháp, Công ước tống đạt giấy tờ, Công ước thu thập chứng cứ nêu tại Công văn này đã cho biết không có thẩm quyền xác minh địa chỉ của đương sự, thì Tòa án giải thích cho đương sự không có cơ sở pháp lý để Tòa án Việt Nam ủy thác cho các nước này xác minh địa chỉ của đương sự trên lãnh thổ nước đó. Đương sự phải tự tìm kiếm địa chỉ của đương sự ở nước ngoài để cung cấp cho Tòa án.

4.2. Tòa án không ủy thác tư pháp cho nước ngoài hoặc đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự ở nước đó trong trường hợp người khởi kiện, người yêu cầu, người đề nghị đưa đương sự ở nước ngoài tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan không cung cấp được cho Tòa án một trong các thông tin nêu tại Mục 3 của Công văn này.

Tòa án không ủy thác tư pháp cho nước ngoài hoặc đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ nếu đương sự nêu tại Tiểu mục 3.2 Mục 3 của Công văn này không cung cấp được thông tin về đương sự ở nước ngoài theo yêu cầu của Tòa án.

4.3. Trường hợp nguyên đơn, bị đơn hoặc đương sự khác cung cấp được địa chỉ của đương sự ở nước ngoài, không phân biệt địa chỉ đó đương sự có được từ nhiều năm về trước hoặc tại thời gian gần nhất so với thời điểm cung cấp địa chỉ này cho Tòa án, thì Tòa án tiến hành tống đạt văn bản tố tụng hoặc thu thập chứng cứ đối với đương sự ở nước ngoài theo địa chỉ đã được cung cấp mà không thực hiện việc ủy thác tư pháp cho nước ngoài hoặc đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự.

4.4. Tại Công văn này, Tòa án nhân dân tối cao chỉ mới thông báo một số nước chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu ủy thác tư pháp của Tòa án Việt Nam xác minh địa chỉ của đương sự ở nước đó. Trong thời gian tới Tòa án nhân dân tối cao tiếp tục cập nhật thông tin về vấn đề này. Trường hợp Tòa án muốn xác minh địa chỉ của đương sự ở các nước khác nêu tại Công văn này, thì cần liên hệ trước với Bộ Tư pháp để được hỗ trợ, cung cấp thông tin.

5. Thủ tục ủy thác tư pháp cho nước ngoài, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự

5.1. Đối với trường hợp đề nghị nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự

Tòa án lập, gửi hồ sơ đề nghị xác minh địa chỉ của đương sự theo quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19/10/2016 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự (Thông tư liên tịch số 12/2016). Hồ sơ gồm có:

- 01 Văn bản gửi Bộ Tư pháp được lập theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này;

- 03 Văn bản đề nghị xác minh địa chỉ của đương sự ở nước ngoài được lập theo Mẫu số 02A ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016.

- Bản chụp các giấy tờ, tài liệu khác phục vụ cho việc xác minh địa chỉ của đương sự (nếu có) như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, thẻ căn cước, giấy phép lái xe...của đương sự là cá nhân hoặc tên doanh nghiệp, công ty, mã số đăng ký doanh nghiệp, công ty, mã số thuế của doanh nghiệp, công ty.

- Biên lai nộp lệ phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài theo quy định tại Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 ngày 30/12/2016 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Bản chụp biên lai nộp tiền tạm ứng chi phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài trong trường hợp nước ngoài thu chi phí thực tế xác minh địa chỉ của đương sự.

Đối với các trường hợp ủy thác tư pháp xác minh địa chỉ của đương sự theo từng nước cụ thể, Tòa án lập hồ sơ ủy thác tư pháp ra nước ngoài theo hướng dẫn tại Phần phụ lục của Công văn này.

5.2. Đối với trường hợp đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác định địa chỉ của đương sự là công dân Việt Nam

Việc Tòa án đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự là công dân Việt Nam không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư liên tịch số 01/2019/TTLT-TANDTC-BNG ngày 05/12/2019 của Tòa án nhân dân tối cao và Bộ Ngoại giao quy định về trình tự, thủ tục phối hợp giữa Tòa án nhân dân và Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài để thực hiện một số hoạt động tố tụng dân sự và tố tụng hành chính ở nước ngoài. Do đó, hồ sơ đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được lập như sau:

- 01 Văn bản của Tòa án gửi Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài do Thẩm phán ký và đóng dấu Tòa án. Trong đó, bao gồm các nội dung sau đây:

+ Tóm tắt vụ việc dân sự, các chi tiết về thông tin của người cần được xác định địa chỉ: họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số hộ chiếu, số thẻ căn cước, chứng minh thư nhân dân, thẻ thường trú, thẻ tạm trú và các thông tin khác (nếu có) như: nghề nghiệp, địa điểm đã từng cư trú tại nước sở tại...;

+ Đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam xác minh địa chỉ và gửi kết quả cho Tòa án thông qua hộp thư điện tử của Tòa án.

+ Thông tin liên hệ của Tòa án: số điện thoại, hộp thư điện tử, địa chỉ của Tòa án.

- Bản chụp tài liệu, giấy tờ có thông tin về đương sự như: hộ chiếu, thẻ căn cước, chứng minh thư nhân dân, bằng lái xe, thẻ thường trú, thẻ tạm trú...

5.3. Tòa án gửi hồ sơ ủy thác tư pháp cho nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự cho Bộ Tư pháp theo đường công văn.

Tòa án gửi hồ sơ đề nghị Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xác minh địa chỉ của đương sự theo đường bưu chính bằng thư bảo đảm có gắn số hiệu để định vị, theo dõi trong quá trình chuyển phát.

5.4. Người yêu cầu xác minh địa chỉ của đương sự ở nước ngoài, đương sự đề nghị Tòa án đưa đương sự ở nước ngoài tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người có ý kiến hoặc cung cấp giấy tờ, tài liệu thể hiện vụ việc dân sự có liên quan đến quyền lợi của đương sự ở nước ngoài phải nộp lệ phí ủy thác tư pháp dân sự ra nước ngoài, chịu chi phí dịch và chứng thực chữ ký của người dịch văn bản ủy thác tư pháp ra tiếng nước ngoài và chi phí thực tế do nước ngoài thu để xác minh địa chỉ đương sự (nếu có).

5.5. Người yêu cầu xác minh địa chỉ của đương sự là công dân Việt Nam ở nước ngoài, đương sự đề nghị Tòa án đưa đương sự công dân Việt Nam ở nước ngoài tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người có ý kiến hoặc cung cấp giấy tờ, tài liệu thể hiện vụ việc dân sự có liên quan đến quyền lợi của đương sự là công dân Việt Nam ở nước ngoài phải chịu chi phí bưu chính gửi hồ sơ của Tòa án cho Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.