Chính phủ ban hành Nghị định số 27/2026/NĐ-CP ngày 19/01/2026 quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026, tạo hành lang pháp lý quan trọng cho việc xây dựng, quản lý và khai thác dữ liệu đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường số, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, hiện đại hóa nền hành chính và nâng cao hiệu quả công tác quản lý cán bộ.

Đây được xem là một bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng Chính phủ số, hướng tới quản trị hiện đại, minh bạch, đồng bộ và giảm tối đa hồ sơ, giấy tờ hành chính trong quản lý cán bộ, công chức, viên chức.

Cơ sở dữ liệu dùng chung trên phạm vi toàn quốc

Theo Nghị định, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức là cơ sở dữ liệu dùng chung quốc gia, chứa các thông tin cơ bản và toàn diện về cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống cơ quan nhà nước từ Trung ương đến cấp xã. Dữ liệu được lưu trữ tập trung, kết nối, đồng bộ với các hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức để bảo đảm thống nhất, chính xác và khai thác hiệu quả trên phạm vi cả nước.

Nghị định áp dụng đối với cán bộ, công chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức; viên chức theo Luật Viên chức và các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập có liên quan. Riêng lực lượng thuộc Quân đội nhân dân,
Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này.

Rút gọn hồ sơ giấy, hình thành hồ sơ điện tử thống nhất

Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định là quy định về tạo lập hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

Theo đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có một hồ sơ điện tử duy nhất gắn với số định danh cá nhân. Hồ sơ điện tử bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và toàn bộ dữ liệu phát sinh trong quá trình công tác như tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, đào tạo, bồi dưỡng, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng…

Nghị định quy định rõ thời hạn tạo lập hồ sơ điện tử là trong vòng 03 ngày kể từ khi có quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc tiếp nhận. Sau khi hồ sơ được tạo lập, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, chính xác thông tin trên hệ thống.

Đáng chú ý, thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ theo quy định của pháp luật. Các cơ quan quản lý không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại những giấy tờ, thông tin đã có trong hệ thống, trừ trường hợp cần thiết theo quy định.

Dữ liệu được cập nhật thường xuyên, đồng bộ với nhiều cơ sở dữ liệu quốc gia

Nghị định quy định dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như: thông tin do cá nhân kê khai; dữ liệu từ hoạt động nghiệp vụ quản lý; dữ liệu số hóa hồ sơ; dữ liệu chia sẻ từ các cơ sở dữ liệu quốc gia và hệ thống thông tin khác.

Trong đó, hệ thống sẽ kết nối, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để bảo đảm chính xác, thống nhất các thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi cư trú… Đồng thời, dữ liệu cũng được liên thông với các cơ sở dữ liệu của ngành giáo dục, bảo hiểm xã hội, y tế, thanh tra, tổ chức Đảng và các cơ quan liên quan.

Nghị định yêu cầu việc cập nhật dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên, kịp thời. Những thay đổi phát sinh trong quá trình công tác như nâng lương, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật… phải được cập nhật vào hồ sơ điện tử trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc.

Tăng cường khai thác dữ liệu phục vụ quản lý, điều hành

Nghị định quy định rõ việc khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia nhằm phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành; hoạch định chính sách; thống kê, dự báo nguồn nhân lực; giải quyết thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng dịch vụ công.

Thông qua hệ thống này, các cơ quan quản lý có thể khai thác dữ liệu tổng hợp, phân tích về cơ cấu, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; phục vụ quy hoạch, đào tạo, điều động, luân chuyển và sử dụng nhân lực hiệu quả hơn.

Đối với cán bộ, công chức, viên chức, hệ thống cho phép tra cứu hồ sơ điện tử, quá trình công tác, diễn biến tiền lương, kết quả đánh giá, thi đua, khen thưởng; đồng thời tiếp nhận các thông báo liên quan đến chế độ, chính sách như nâng lương, hết thời hạn bổ nhiệm hoặc yêu cầu cập nhật hồ sơ.

Bảo đảm an toàn dữ liệu, bảo vệ bí mật nhà nước và dữ liệu cá nhân

Nghị định đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu bảo đảm an toàn, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân trong toàn bộ quá trình quản lý, khai thác và sử dụng
dữ liệu.

Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về dữ liệu, giao dịch điện tử, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ bí mật nhà nước.

Các dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được áp dụng các giải pháp mã hóa, bảo mật theo quy định của pháp luật về cơ yếu. Đồng thời, hệ thống phải triển khai các giải pháp kiểm soát truy cập, sao lưu, phục hồi dữ liệu, giám sát an toàn thông tin và phòng chống tấn công mạng.

Việc ban hành Nghị định số 27/2026/NĐ-CP không chỉ tạo cơ sở pháp lý cho việc hình thành hệ thống dữ liệu tập trung về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức mà còn góp phần đổi mới phương thức quản lý nhân sự công theo hướng hiện đại, minh bạch, chính xác và hiệu quả.

Thông qua việc số hóa toàn diện hồ sơ và kết nối liên thông dữ liệu, công tác quản lý cán bộ sẽ từng bước chuyển từ phương thức thủ công sang quản trị số, giảm chi phí hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới.